Règlement intérieur

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RÈGLEMENT INTÉRIEUR

adopté suite aux assemblées générales de 2004 et 2005

Mis à jour à la réunion du conseil d’administration du 26 novembre 2015

 

ARTICLE 1er.

Le présent règlement intérieur précise les conditions d’application des statuts de la société historique et archéologique d’Arcachon adoptés le 17 janvier 1999 et modifiés les 16 janvier 2005, 19 janvier 2014 et 26 novembre 2015.

Il fixe les conditions de fonctionnement de l’association et précise les diverses procédures concernant les votes, les délais et les réunions. Enfin, il rappelle quelques obligations particulières prises au fil du temps par la SHAA vis-à-vis de ses membres.

La SHAA est membre de la Fédération historique du Sud-Ouest.

CHAPITRE I : COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 2.

Les conditions d’admission et d’exclusion des membres de l’association sont déterminées par les articles 3 et 4 des statuts.

La démission des membres de l’association est présentée par lettre adressée au siège à l’attention du ou des président(s).

CHAPITRE II : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 3.

Le conseil d’administration se réunit soit au siège de l’association, soit en tout autre lieu désigné par le ou les président(s).

Les réunions du conseil d’administration sont présidées par un président ou, en cas d’empêchement, par un vice-président.

Les séances du conseil d’administration ne sont pas publiques. Peuvent cependant assister aux délibérations le président-fondateur, le ou les présidents d’honneur et honoraires dans le cas où ils sont appelés en consultation par le, la ou les présidents (e)(s) ; il en est de même pour toute personne de son (leur) choix.

ARTICLE 4.

Le nombre réunions ordinaires du conseil d’administration est fixé à cinq par an :

– une réunion organisée autant que possible dans la semaine suivant l’assemblée générale pendant laquelle aura lieu l’élection du bureau,

– une réunion organisée chaque trimestre en principe fin mars, fin mai, fin août et fin novembre.

L’ordre du jour de chaque réunion de conseil d’administration est élaboré par le ou les président(e s), il est adressé aux membres par le secrétaire au moins 10 jours avant la réunion par courrier électronique.

Les membres du conseil d’administration sont soumis à l’obligation de discrétion à raison de tous les faits et documents dont ils ont connaissance en cette qualité.

Certains administrateurs peuvent être désignés responsables correspondants pour une ou plusieurs communes. Le rôle de ceux-ci est défini par une procédure validée et mise à jour par le conseil d’administration (annexe 1)

Un compte rendu sommaire de chaque séance est adressé par courrier électronique aux membres du conseil d’administration ; il vaut convocation pour la séance suivante. Un exemplaire est annexé au registre règlementaire de l’association.

Les membres du conseil d’administration qui se trouveraient empêchés d’assister à cette réunion doivent en aviser, dans les meilleurs délais, le secrétariat.

Tout membre du conseil d’administration, absent sans excuse à trois séances consécutives, sera déclaré démissionnaire et son poste déclaré vacant.

ARTICLE 5.

Le conseil d’administration prend ses décisions dans les conditions prévues par l’article 6 des statuts.

Exception faite de la désignation du bureau, s’il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. En cas de partage des voix, la voix du ou des président(s) est (sont) prépondérante.

CHAPITRE III : LE BUREAU

ARTICLE 6.

Si les deux tiers du conseil d’administration le souhaitent, la désignation des membres du bureau, prévue au scrutin secret par l’article 5 des statuts, pourra être effectuée à main levée.

Si les deux tiers du conseil d’administration le souhaitent, la désignation des membres du bureau pourra être effectuée par un vote groupé, pourvoyant à tous les postes.

ARTICLE 7.

Le bureau se réunit soit au siège de l’association, soit en tout autre lieu désigné par le ou les président(e)(s).

L’ordre du jour de chaque réunion de bureau est élaboré par le ou les président(e)(s), il est adressé aux membres par le secrétaire au moins 10 jours avant la réunion par courrier électronique.

Les réunions du bureau, présidées par un président ou, en cas d’empêchement, par un vice-président, ont lieu chaque mois à l’exception de ceux pendant lesquels est organisée une réunion de conseil d’administration et autant que de besoin à l’initiative du ou des président(es).

Le secrétaire est chargé de tenir à jour le fichier des adhérents. Celui-ci est confidentiel. Le conseil d’administration valide et met à jour une procédure concernant son utilisation (annexe 2).

CHAPITRE IV : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

ARTICLE 8.

Comme décidé lors de l’assemblée générale du 2 décembre 1990, à Andernos-les-Bains, l’assemblée générale annuelle statutaire de la SHAA se tient le 3ème dimanche du mois de janvier.

Les adhérents sont convoqués à cette assemblée par le biais d’un courrier postal ou électronique (décision prise à l’assemblée générale du 19 janvier 2014 à La Teste-de-Buch) envoyé fin novembre. Ce dernier contient un compte rendu sommaire de la précédente assemblée générale.

Les membres d’honneur ou honoraires participent à l’assemblée générale au même titre que les autres membres.

Il n’est possible de se faire représenter à l’assemblée générale que par un membre de la SHAA effectivement présent.

CHAPITRE V : DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 9.

Il est rappelé que Les bulletins trimestriels doivent paraître :

– pour le 1er trimestre : dans la seconde quinzaine de février,

– pour le 2ème trimestre : dans la seconde quinzaine de mai,

– pour le 3ème trimestre : dans la seconde quinzaine de juillet,

– pour le 4ème trimestre : dans la seconde quinzaine de novembre.

Le(a)(s) président(e)(s) sont responsables juridiquement en tant que directeur(s) de publication. Sur le plan opérationnel, le responsable éditorial, préside le comité de rédaction du Bulletin et définit son fonctionnement en concertation avec ses membres.

Le comité de rédaction est composé de membres de la SHAA volontaires.

Les courriers, paiements ou autres documents entrants (papier ou email) sont enregistrés dans un journal accessible par Internet. Ce dernier est visé régulièrement par le ou les président(e)(s).

Les courriers ou autres documents sortants peuvent être signés par le ou les président(e)(s) ou par un membre du bureau ayant reçu délégation de signature du ou des président(e)(s).

ARTICLE 10.

Comme décidé par l’assemblée générale du 8 novembre 1986, à Audenge, le trésorier veille à ce que le fonds de réserve soit toujours au moins égal au coût de quatre bulletins trimestriels et de leur routage.

Le trésorier veille à ce que les risques présentés par les locaux occupés et les activités pratiquées au sein de la SHAA soient correctement couvertes par un contrat d’assurance.

 

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